Cuando la persona docente considere que cumple con los requisitos mínimos en cada rubro para su ascenso, según lo estipulado en los artículos 47 y 48 del Reglamento de Régimen Académico y Servicio Docente, podrá gestionarlo ante la Comisión mediante solicitud de calificación.

Es importante recordar que además para ascender debe: tener aprobado el curso de Didáctica Universitaria (artículo 10) y ser evaluado en la labor académica ( artículo 47 inciso ch).que se encuentren en firme por pronunciamiento de la Comisión de Régimen Académico entrarán a regir de forma retroactiva a partir del día en que la Unidad Administrativa certifique el recibido de la documentación completa.

Según el artículo 56 del Reglamento de Régimen Académico y de Servicio Docente, la Comisión de Régimen Académico recibirá las solicitudes de calificación para ascenso o asignación de pasos académicos, en cualquier día hábil del año. Lo cual aplica a las solicitudes de asimilación a una categoría como docentes invitados o invitadas. El profesorado puede presentar hasta dos solicitudes de calificación por semestre calendario.

El proceso suele durar en promedio entre 4 y 5 meses y depende de varios factores, entre ellos la cantidad de solicitudes recibidas, el tipo y volumen de los atestados a evaluar, necesidad de información adicional, el requerimiento o no de la evaluación de la labor académica, así como el momento del año en que se presente la documentación, entre otros.

Las solicitudes son atendidas por las áreas en apego a su orden de su recepción, sin embargo en casos que lo ameriten a Criterio del Órgano Colegiado, es posible modificar el orden de resolución, en función de las características que le confieran a la solicitud las condicionantes supra indicadas.

Cuando el resultado del estudio se encuentra listo, la calificación digitalizada se envía a la cuenta de correo electrónico oficial de la Universidad de Costa Rica del docente. Según lo establece la normativa vigente el plazo para la interposición de recursos administrativos cuenta a partir del día hábil siguiente de enviado el correo. Actualmente un oficio impreso solicitando el retiro de la calificación y de las publicaciones y obras es enviada al docente a su unidad académica.

Para efectos de reconocimiento académico y salarial, todo ascenso o pasos académicos que se encuentren en firme por pronunciamiento de la Comisión de Régimen Académico entrarán a regir de forma retroactiva a partir del día en que la Unidad Técnico-Administrativa certifique el recibido de la documentación completa.

Las labores de Docencia, Investigación y Acción Social pueden ser evaluadas como labores académicas, según el artículo 47, inciso ch, del Reglamento de Régimen Académico y Servicio Docente. Corresponde a cada Vicerrectoría establecer sus propias normas de evaluación. Una vez recibida su solicitud en la Unidad Administrativa de Régimen Académico (solicitudes de ascenso, actualización con evaluación, asimilación de categoría o pasos académicos como docente interino, si la gestión lo requiere) debe comunicarse en las siguientes dos semanas con la Vicerrectoría respectiva (únicamente Investigación y Acción Social) para verificar los registros que permitirán asignarle una nota, en el caso de la Vicerrectoría de Docencia, se le contactará para coordinar lo respectivo.

Docencia:  Se asigna hasta 10 puntos por concepto de docencia directa a partir del resultado de la ponderación de las evaluaciones de los estudiantes (80%), autoevaluación (10%) y evaluación del superior jerárquico (10%).
Investigación: Se asigna puntaje en la labor de investigación hasta un máximo de 3 puntos. Para conocer detalles sobre la evaluación puede contactar al personal encargado en la Unidad de Gestión de la Calidad de la Vicerrectoría de Investigación.
Acción Social: Se asigna puntaje en la labor de acción social hasta un máximo de 3 puntos. Para conocer detalles respecto de la evaluación en este rubro puede contactar al personal encargado en la Vicerrectoría de Acción Social.

Tomar en cuenta que el rubro de evaluación de la labor académica tiene un tope combinado de 12 puntos.

Asimismo es importante aclarar que la evaluación de la labor académica para ascenso o promoción en régimen Académico es diferente (instrumento, poblaciones consultadas y ámbitos involucrados) a los procesos de evaluación con fines de mejora que se desarrollan en las Unidades Académicas, por lo que no son homologables.

La Comisión de Régimen Académico realiza la labor de evaluación basándose estrictamente en lo establecido en los artículos comprendidos entre el 42 y el 47 del Reglamento de Régimen Académico y Servicio Docente.

El artículo 44 del Reglamento de Régimen Académico y de Servicio Docente establece que también es posible acreditar el tiempo servido: el que haya servido como profesor en propiedad, un mínimo de cinco años en otra institución de nivel superior de reconocido prestigio, a juicio del Vicerrector de Docencia.

Tomar en cuenta que la solicitud de reconocimiento de tiempo servido en otras instituciones de educación superior nacionales e internacionales, requiere ser planteado ante la Vicerrectoría de Docencia, como un proceso independiente de las gestiones ante la Comisión de Régimen Académico, por lo que si la solicitud se resuelve de manera afirmativa, la resolución será el insumo para presentarlo como parte de la solicitud de calificación ante la Comisión para lo que corresponda.

La calificación otorgada por la Comisión a obras y publicaciones surge del contraste entre los elementos que componen la definición de cada uno de los 4 criterios como parámetro de evaluación y el juicio del grado de cumplimiento del trabajo o de la obra, que tiene un valor numérico en una escala cuantitativa de 0 a 1 punto por criterio, y que coincide con una escala cualitativa de poco, moderado, alto, muy alto y excepcional. La suma de estos valores genera el puntaje asignado.

Sin embargo, cabe apuntar que la calificación final otorgada depende del grado de participación de los autores.